Unser Tag hat 24 Stunden. Diese teilen wir auf Privatleben, Arbeit und Schlaf auf.
An der Zeit an sich können wir nicht viel managen, dafür an uns selbst und an der Organisation in unserem Team. im folgenden Artikel gehe ich detailliert auf einzelnen Bereiche ein und zeige Lösungen auf, wie ein effektives Selbstmanagement für dich funktionieren kann.

Leichtigkeit für dich und dein Team dank einer Arbeitsorganisation mit Plan.

Zunächst braucht es ein Ziel, welches erreicht werden soll und daraus resultierend eine Strategie, sprich einen Plan.
Ein Plan ist das eigentliche Ziel heruntergebrochen in einzelne Schritte, Verantwortlichkeiten und Timings.
Du wünschst dir Produktivität und Leichtigkeit im Business?
Ihr möchtet im Büro eure Teamkommunikation verbessern?
Dann solltest du bis zum Ende lesen.

Schritt für Schritt zu besseren Arbeitsergebnissen

Produktives arbeiten im Büro ist nicht nur eine Frage deines persönlichen Engagements, sondern auch der allgemeinen Arbeitsorganisation innerhalb deines Teams. Ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld ermöglicht es dir und deinem Team, Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen, was die Arbeitszufriedenheit aller steigert und zu besseren Ergebnissen führt.

Aus Unternehmersicht bedeutet das nicht nur geringere Kosten und damit mehr Gewinn, sondern auch motiviertere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die den Kopf frei haben, sich ihren Aufgaben zu widmen, statt der ständigen Organisation drumherum. Das gelingt nicht von heute auf morgen und es braucht viele kleine Schritte auf dem Weg zu dem höheren Ziel. Im Folgenden schauen wir uns an, in welchen Arbeitsbereichen man optimieren kann.

Denn: Je besser alle in einem Team organisiert sind, desto besser greifen alle Zahnrädchen ineinander.
Wenn der Motor läuft, bringt das Leichtigkeit für alle Beteiligten.
Weitere positive Effekte sind: Ein besseres „Wir-Gefühl“, weniger Stress jedes Einzelnen, reduzierte Fehlzeiten, und ein positiveres Arbeitsklima.

Mehr Produktivität durch ein gutes Schreibtischmanagement

Dein Schreibtischmanagement ist der erste Schritt zu einer besseren Arbeitseffizienz. Die sogenannte „Einmal-Regel“ hilft dir dabei, deinen Schreibtisch und deinen Posteingang aufgeräumt zu halten. Die Idee dahinter: Jedes Dokument, jede E-Mail und jede Aufgabe wird im besten Fall nur einmal angefasst und dann direkt darüber entschieden, was damit passieren wird.
Anhand von Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Timings werden die Dinge dann von dir erledigt oder weitergeleitet beziehungsweise delegiert. Bevor du dreimal ein Dokument nur „anliest“, lege dir dafür ein Zeitfenster fest, wann du dich einmal komplett damit auseinander setzen kannst.

Dieses Vorgehen spart nicht nur Zeit, sondern auch geistige Kapazitäten.

Aufgaben, die nur wenige Minuten dauern, werden am besten sofort erledigt – nach dem sogenannten Direktprinzip. Was länger als drei bis zehn Minuten dauert, bekommt ein eigenes Zeitfenster, wann es abgearbeitet wird.

Dein Schreibtischmanagement wird ergänzt durch die richtige Dokumentenablage: Mit klaren Ablageregeln sorgst du dafür, dass wichtige Informationen und Dokumente schnell und ohne große Suchzeiten zur Verfügung stehen. Die Einführung eines Farbleitsystems und festen Ordnernamen kann hierbei zusätzlich unterstützen.

In einem Workshop mit Planungsmagie lassen sich gemeinsam Lösungen finden, wie ein gutes Schreibtischmanagement und Ablagesystem für dich und dein Team funktionieren kann. Ein weiterer Baustein Richtung effektivem Selbstmanagement.

Optimierung von Ablage und Dokumentation

Die Suchzeiten in den Büros sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Digitalisierung gelingt nur dann und spart Zeit, wenn es feste Regeln gibt, in welcher Form Daten abgelegt und dokumentiert werden. Oft gibt es hier eine doppelte Ablage und niemand blickt richtig durch.

Sag „Tschüss“ zu Zettelchaos und Suchaktionen.

Eine durchdachte Büroorganisation umfasst daher digitale als auch physische Ablagesysteme.
Legt im Team feste Ablageregeln, Ordnerstrukturen und Dateibenennungen fest.
Ein gut dokumentiertes System hilft euch dabei, die Suche nach Informationen zu minimieren und eure Produktivität zu steigern. Nichts kostet im Arbeitstag mehr Zeit und Nerven, als ewig nach Dokumenten und Informationen zu suchen.

Haltet Ergebnisse von Besprechungen und Projekten direkt in einer (vorzugsweise digitalen) Dokumentation fest, um das Nachhalten zu vereinfachen und eine einfache Weitergabe von Informationen zu ermöglichen. Verantwortlichkeiten und Deadlines bringen mehr Dynamik und Verbindlichkeit.

Das E-Mail-Management effizient gestalten

Wir schreiben und erhalten täglich enorm viele E-Mails. Das kann regelmäßig zu Chaos im Postfach führen, Mails werden nicht wiedergefunden, Informationen rutschen durch.

Ein gut organisiertes E-Mail-Management ist das A und O für mehr Leichtigkeit und Effizienz im Arbeitstag.
Definiere klare Spielregeln im Team, in welchem Umfang E-Mails der richtige Kommunikationskanal sind. Ausserdem: Was gehört in eine Mail rein? Wie groß muss der Verteiler sein?
Um den Überblick im Postfach zu behalten, helfen inhaltlich sinnvolle und prägnante Betreffzeilen, an denen man den Inhalt der E-Mail sofort erkennt.
Je klarer Name und Inhalt einer Mail. desto leichter kann sie später über die Suchfunktion wiedergefunden werden.
Ein absoluter Gamechanger ist zudem die Nutzung von Schnellbausteinen und E-Mail-Vorlagen, um häufig wiederkehrende Texte zu standardisieren und die Bearbeitungszeit zu verkürzen.

Mein Tipp: Den Überblick über deine To-Dos in den Mails zu behalten ist essentiell und spart auch wieder unnötige Suchzeiten. E-Mails lassen sich direkt mit deinem Aufgabentool verknüpfen, sodass du alle Inhalte inklusive Verantwortlichkeit und Deadline an einer Stelle hast.
Auf das Pflegen einer Aufgabenliste, gehe ich in diesem Artikel (erscheint am 25.10.2024) genauer ein. Gerne berate ich zu Tools, mit denen die Arbeitsorganisation und das Nachhalten von Aufgaben leicht gelingt.

Produktiv arbeiten mit einem guten Selbstmanagement

Dein Selbstmanagement im Beruf und das eines jeden Teammitglieds ist ein wesentlicher Bestandteil, um Produktivität und Leichtigkeit in eurem Büroalltag zu fördern.
Neben all den bisher genannten Punkten, gibt es weitere Selbstmanagement Methoden,
an denen jede und jeder selbst ansetzen kann:

• die eigenen Strukturen hinterfragen
• die eigene Arbeit dokumentieren
• eine klare Kommunikation nach außen
• regelmäßige Routinen rund um die Ablage etablieren
• Fokuszeiten ohne Ablenkungen festlegen
• Arbeiten nach dem Biorhythmus (was geht morgens und was nachmittags besser von der Hand)
• konsequente Wochen- oder Tagesplanung in einem Tool pflegen
  
  

Ressourcen- und Projektplanung optimieren

Eine effektive Ressourcen- und Projektplanung ist entscheidend für erfolgreiche Teamarbeit. Unterscheide zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben und plane deine Aufgaben realistisch. Ich empfehle einen digitalen Kalender zur Planung, diser lässt sich synchronisieren mit anderen Tools und dem privaten Kalender. Verplane nicht deine gesamte Arbeitszeit und blocke dir neben freien Zeiten auch feste Zeitfenster für wichtige Aufgaben und Besprechungen. Eine gute Planung trägt dazu bei, dass Projekte ressourcenschonend und innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters abgeschlossen werden.
Arbeit dehnt sich ansonsten in dem Maße aus, wie wir ihr Zeit dafür lassen.

Gemeinsam das beste aus eurem Team rausholen – Arbeitseffizienz steigern:

Um Produktivität und Leichtigkeit in gemeinsamen Arbeitsabläufen zu erreichen, ist es wichtig, alle Stellschrauben für eine bessere Arbeitseffizienz zu beachten. Prüft regelmäßig eure Kommunikationswege, Umfang und Ergebnisse von Meetings, Vollständigkeiten von Dokumentationen und Sinnhaftigkeit der Prozesse. Setzt euch klare Ziele und nutzt eure Teamstärken optimal, in dem alle dort eingesetzt werden, wo sie den größten Impact generieren können.

Fazit: Die eigene Organisation und Teamarbeit verbessern

Ein gutes Selbstmanagement  jedes einzelnen in Kombination mit einer effizienten Arbeitsorganisation und einer realistischen Ziel- und Projektplanung 
steigert die Zufriedenheit und die Ergebnisse im Team.

Durch sinnvolle Teamspielregeln, Prozesse und Dokumentationen steigert ihr eure Produktivität und bringt gleichzeitig mehr Leichtigkeit für alle in den Arbeitsalltag.
Nutzt digitale Tools die euch das Arbeiten, die Kommunikation und den Austausch von Informationen erleichtern und langfristig zum Erfolg führen. Eine Unterstützung durch Künstliche Intelligenz kann für manche Arbeitsbereiche sinnvoll sein.

Du wünschst dir dein Team als Selbstläufer in Ordnung & Struktur?

Dann ist ein PLANUNGSMAGIE-Workshop nach Maß genau das Richtige für dich.
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Viel Erfolg beim Umsetzen!

Melanie Lehmann