unternehmerin hat viele aufgaben und möchte diese abgeben

Businesswachstum durch das Auslagern von Aufgaben – so geht`s

von | 30. Okt 2024 | Organisation & Struktur, Teamaufbau

Um als Gründer*in oder Selbstständige*r mit dem eigenen Business zu wachsen, kommt man früher oder später an den Punkt, dass man nicht mehr alle Aufgaben alleine bewältigen kann.
Wer neu gründet und das gegebenfalls im ersten Schritt ohne ein Team, sieht sich anfangs mit einigen Investitionen konfrontiert.


Je nach Branche können das Geschäftsausstattung, Möbel, Produkte, Hardware oder Software sein aber auch Miete, Notar, Berater, Dienstleister und weitere schlagen eventuell zu Buche.
Als Gründer*in stehen zudem regelmäßige Weiterbildungen, Zertifikate oder Trainings/Coachings an, um das eigene Wissen aktuell zu halten, zu erweitern und den eigenen Expertenstatus auszubauen.

Alle Bereiche haben ihre Berechtigung und an einem gewissen Punkt auch ihre Notwendigkeit.

Um ein Business nachhaltig wachsen zu lassen, ist es ebenfalls wichtig, regelmäßig auf das eigene Wohlbefinden und die Gesundheit zu achten, Pausen und Erholung einzuplanen und bewusst zu nehmen.
Besonders die Gründungsphase kann intensiv sein und einem vieles abverlangen, es ist jedoch nicht ratsam über längere Zeit im Dauerlauf unterwegs zu sein und alles alleine stemmen zu wollen.
In diesem Blogbeitrag möchte ich den Fokus auf das Abgeben und Auslagern von Tätigkeiten legen und Anregungen geben, an welchen Stellen man sich Entlastung holen kann.

Das Auslagern von Aufgaben ist ein Reifeprozess

Wenn du als Einzelunternehmer*in ohne Team und ohne Angestellte gründest, erledigst du die meisten, oft sogar alle Aufgaben in deinem Unternehmen, erst einmal selbst. Zu Beginn gibt es oft noch nicht die Notwendigkeit und vermutlich auch nicht das notwendige Kleingeld, Unterstützung einzukaufen.

Nach der Gründungsphase zeigt sich erst, welche Aufgaben regelmäßig anfallen, die inhaltlich nicht unbedingt mit deiner eigentlichen Expertise zu tun haben, aber einfach notwendig sind.

Beispiele sind Backoffice, Buchhaltung, Akquise, Marketingaktivitäten, Social Media Management und weitere.

Im Laufe der Zeit wirst du feststellen, dass es Aufgaben gibt, die dir nicht liegen oder die du einfach nicht gerne machst. Diese Aufgaben wirst du tendenziell auf die lange Bank schieben und nur erledigen, wenn sie dringend notwendig sind.

Wann ist der richtige Zeitpunkt Aufgaben abzugeben und an wen?

Du hast deine Expertise, die du nutzen darfst und sollst. Nicht alle Aufgaben gehören dazu, die in deinem Business anfallen. Um Wachstum zu ermöglichen kommt irgendwann der Moment, an dem es sich einfach anbietet, Tätigkeiten auszulagern.

Zum Einen, um dir wieder mehr Freiheit und Flexibilität freizuräumen, zum Anderen, um effizienter zu werden und damit weiter wachsen zu können. Es gibt einfach Menschen, denen die ein oder andere Aufgabe schneller von der Hand geht oder von deren Expertise du profitieren kannst. Und dann gibt es noch Aufgaben, die du aus Kostengründen auslagerst.

Für diesen Schritt gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Praktikanten
  • Minijobber
  • Angestellte (Teil- oder Vollzeit)
  • Freiberufler / Selbstständige (z. B. Virtuelle Assistenten, Trainer, Mentoren)

Das gilt es zu beachten, wenn du Aufgaben auslagern möchtest:

Ich empfehle dir vorher einen guten Überblick über alle deine Prozesse und Aufgaben im Unternehmen zu haben, als Entscheidungsgrundlage , was sich sinnvoll auslagern lässt.
Nicht alle Aufgaben sind hierfür geeignet. In manchen Fällen, kann dein Aufwand, eine Person anzulernen so groß sein, dass die Aufgabe besser auf deinem Tisch bleiben sollte.

Abgeschlossene Bereiche oder Pakete lassen sich ganz wunderbar auslagern.
Zum Beispiel die Erstellung deiner Website oder die Technische Einrichtung einer Kursplattform.
Hier wird ein klares Leistungspaket mit dem entsprechenden Dienstleister besprochen und ein Vertrag darüber geschlossen.


Auch diese Blogbeitragsseite ist das Ergebnis einer ausgelagerten Tätigkeit, da meine zeitlichen Ressourcen anders gebunden waren, um mich mit der Technik von WordPress und Divi auseinander zu setzen.
An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an Lina Kolitsch für die angenehme Zusammenarbeit :).


Die Zusammenarbeit mit einem Freiberufler, ist die unkomplizierteste Möglichkeit, eine Aufgabe abzugeben, da hier ausschließlich Kosten für eine festgelegte Tätigkeit in einem festgelegten Zeitraum anfallen. Es gibt auf dem Markt viele Virtuelle Assistent:innen, die sich auf einen Themenbereich spezialisiert haben. 

Sobald du weißt, welche Aufgaben du auslagern möchtest, kannst du gezielt nach jemandem suchen, der diese Tätigkeit übernehmen könnte. Hierfür bietet es sich an auf Social Media Ausschau zu halten und die entsprechenden Experten zu kontaktieren oder eine Ausschreibung in Facebook oder LinkedIn zu machen.

Je konkreter du das Aufgabenfeld, den Zeitraum und auch deine inhaltliche und preisliche Vorstellung benennen kannst, desto einfacher findest du deinen Dienstleister.

Beachte:

Jeder Mitarbeiter, den du vertraglich in dein Unternehmen einbindest, auch der Praktikant und der Minijobber, bringen für dich neben der Vergütung der Arbeitszeit weitere Kosten und Verantwortung mit sich.

An dieser Stelle möchte ich darauf hinweisen, dass auch für Minijobs eine Meldepflicht und Sozialabgaben anfallen.

Vorteile der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

  • Die Dienstleistung erfolgt in der Regel digital und ist damit nicht ortsgebunden und flexibel gestaltbar.
  • Virtuelle Assistenten arbeiten selbstständig, daher fallen für dich keine weiteren Personalkosten oder andere Ausgaben an und du kannst eine Zusammenarbeit unkompliziert beenden.
  • Abgerechnet wird die erbrachte Leistung nach Zeitaufwand  oder in Form von Stunden- bzw. Dienstleistungspaketen. 
  • VA´s spezialisieren sich auf Themenbereiche und bilden sich dort regelmäßig weiter.
  • Sie haben das Know How über Tools und die aktuelle Situation am Markt, da sie sich täglich damit beschäftigen.
  • Du kannst dir der Motivation eines VA sicher sein! 

Wie finde ich eine Virtuelle Assistenz, die zu mir passt?

Um eine Virtuelle Assistenz zu finden, empfehle ich dir im ersten Schritt Klarheit über die Aufgaben, die du abgeben möchtest. Mache dir im Vorfeld Gedanken darüber, mit wem du gerne zusammen arbeiten möchtest:

Welche Eigenschaften und Werte sollte diese Person vertreten?

Welche Expertise sollte er oder sie mitbringen?

Wieviele Stunden sollte er/sie zur Verfügung stehen?

Welches Invest kannst du dir vorstellen?

Im Besten Fall hast du dann eine Übersicht, um eine Ausschreibung in den Sozialen Medien zu machen oder bei Kolleg*innen nachzufragen, die bereits mit Unterstützung arbeiten.

Wenn du soweit bist, Aufgaben abgeben zu wollen und dir dafür Unterstützung wünschst, dann empfehle ich dir von Herzen meine Kollegin Christiane Lach.
Sie hat einen Podcast rund um das Thema Teamaufbau, wenn du möchtest, hör doch mal rein: 

https://christianelach.de/podcast/

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Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Melanie Lehmann

Als Gründerin und Inhaberin von Planungsmagie habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, Teams dabei zu unterstützen, ihre Arbeitseffizienz zu steigern, sich digital zu organisieren und Prozesse im Team zu optimieren.

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