Du und dein Team struggeln mit Absprachen und dem Erreichen von Projektzielen?
Euch fehlt es an Strukturen und der richtigen Kommunikation?
Dann gibt es hier ein paar wertvolle Impulse, wie es euch gelingt, eure Arbeitsorganisation zu optimieren und euer Projektmanagement auf ein solides Fundament zu stellen.

Ein gutes Projektmanagement darf Spaß machen und ist gar nicht so kompliziert und zeitaufwendig wie der Name vermuten lässt.
Im Gegenteil: Wenn du Kommunikation, Ressourcen und Meilensteine im Blick hast, erreichst du deine Projektziele ohne dass es finanziell oder zeitlich völlig aus dem Ruder läuft.

In der Regel werden deine Ziele, deine Aufgaben, zeitliche Abläufe, Kosten und Ressourcen gemeinsam im Projektmanagement betrachtet und gesteuert. Die Worte mögen etwas trocken klingen aber die Umsetzung und Leichtigkeit des Ganzen liegt ganz in deiner Hand.

Im Laufe des Artikels werde ich immer mal wieder von einem Team sprechen. Wenn du dir nun die Frage stellst, ob du denn bereits in einem Team arbeitest, werde ich darauf antworten: Mit sehr großer Wahrscheinlichkeit ja!
In dem Moment, indem du in eine Arbeitsbeziehung zu einem Kunden oder einem Dienstleister eingehst, entstehen gemeinsame Arbeitsabläufe, die es zu „steuern“ gilt.

Der Nutzen eines strukturieren Projektplans

Um deine Ideen und Projekte erfolgreich umzusetzen und deine Ziele im Business zu erreichen, hilft ein entsprechender Projektplan, an dem du dich zu jedem Zeitpunkt orientieren kannst. Je detaillierter dieser Plan, desto leichter wird es dir (und deinem Team) fallen, den Überblick über anstehende Aufgaben zu haben und entsprechende Entscheidungen zu treffen.

Die Aufgabe eines (oder auch mehrerer) Projektplans ist es, dein Schiff auf Kurs zu halten, auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen und unnötige Umwege zu vermeiden. 

Eine gute Planung ermöglicht dir während der einzelnen Projektphasen stets ein Gefühl von Sicherheit, Transparenz und sorgt obendrein für Effizienz.

Gleichzeitig bringt dir eine Planung auch Freiräume und Flexibilität. Wenn du einen Überblick über deine To Dos und deine Termine hast, fällt es leichter zu sagen, ob du am Vormittag spontan einen Kaffee trinken gehen kannst oder dich doch eher an den Schreibtisch setzen solltest.

Für den Start eines Projektplans habe ich später noch ein Beispiel für dich. Im Groben empfehle ich
so vorzugehen:

• Definiere zuerst das Ziel deines Projektes
• Prüfe zeitlichen und finanziellen Kapazitäten
• Checke deine Ressourcen und die des Teams: Wo werdet ihr Unterstützung brauchen und wo ist diese zu welchen Konditionen zu finden?
• Leite aus dem Projektziel entsprechende Aufgaben und Verantwortlichkeiten ab
• Terminiert mit allen Verantwortlichen anstehende Aufgaben und plant von Beginn an ausreichend Pufferzeiten für Unvorhergesehens
• Ein RACI Chart hilft bereits vor Beginn des Projektes alle Verantwortlkeiten abzubilden

Ein Projektmanagementtool erleichtert deine Planung

Es gibt neben der Planung in der klassischen Exceltabelle mittlerweile viele wertvolle Projektmanagement Tools, die leicht bedienbar sind und sich für Solopreneure als auch die Zusammenarbeit in kleinen Teams anbieten. Gängige Tools im Online Business sind Asana, Click-Up, Notion und Trello.
Auf diese werde ich in einem anderen Artikel eingehen.

Die Arbeit mit einem Online Tool bietet dir hierbei einige Vorteile:

• Einmal richtig aufgesetzt, geht dir keine Aufgabe mehr unter, du hast stets den vollen Überblick!
• Du baust dir deine Struktur im Tool so auf, dass du mit ihr gut arbeiten kannst.
• Regelmäßige Updates und Reminder kommen bequem per Mail. 
• Mehrere Projekte können gleichzeitig im Kalender verwaltet werden.
• Aufgaben werden einfach an dich oder deine Teammitglieder zugewiesen.
• Projektbezogene Kommunikation und das Teilen von Dokumenten sind über das Tool möglich.
• Wiederkehrende Aufgaben/Projekte können dupliziert werden, das spart Zeit beim Planen neuer Projekte.
• und einiges mehr

Welche Planungsmethode und Meilensteine passend für dich und eventuelle Teammitglieder sind, hängt von der Projektgröße, den Gegebenheiten und der Planbarkeit der einzelnen Phasen ab. 

Die Kommunikation innerhalb eines Projektes ist das A und O

Insbesondere dann, wenn es mehrere Schnittstellen in einem Projekt gibt, weil du zum Beispiel mit einer Virtuellen Assistenz oder einem Kooperationspartner zusammen arbeitest, ist die Kommunikation einer der wichtigsten Bausteine.

Eine enge Abstimmung, das Festlegen von Aufgaben, Abhängigkeiten und Terminen entscheidet darüber, wie reibungslos ein gemeinsames Projekt gelingt. Wenn jede*r im Team darüber infomiert ist, lassen sich Missverständnisse und zeitliche Verzögerungen vorbeugen und es kann rechtzeitig auf Veränderungen werden.

Wird ein Projektmanagementtool als Team genutzt, hat das viele Vorteile:

Es können alle Beteiligten gleichzeitig daran arbeiten, Dateien und Informationen austauschen. Alle Mitarbeitenden werden per Mail über Änderungen informiert. Ein Tool ersetzt jedoch nicht die Kommunikation miteinander und die Notwendigkeit, dass jede*r die Inhalte der entsprechenden Aufgaben kennt und dass ein regelmäßiger Austausch stattfindet.

Nun hast du einen Überblick bekommen, worauf es ankommt, wenn du ein Projekt planen und umsetzen möchtest. Das Projektmanagement ergibt sich aus den einzelnen genannten Bausteinen.

Hier geht es darum mit einem realistischen Blick auf die einzelnen Aufgaben und Termine zu schauen und bei Bedarf nachzusteuern. Vielleicht stellt sich im Laufe des Projektes heraus, dass du Zeitaufwände unter- oder überschätzt hast, dass sich Ressourcen verändern oder dass es einen anderen Weg zum Ziel gibt.

Um dem großen Begriff Projektmanagement noch etwas mehr Leichtigkeit zu geben, habe ich dir ein Praxisbeispiel aus einem Urlaub von mir mitgebracht. 

Jede größere Reise ist schließlich auch ein Projekt, richtig ;)?

Projektmanagement ist das Planen und Umsetzen einer Reise

Vor einigen Jahren habe ich einen Segeltörn rund um die Kanarischen Inseln geplant und bin dabei so vorgegangen: 

?  Welche ZIELE wollen wir erreichen?
?  Wie sieht der PLAN dazu aus? 
?  Welche RESSOURCEN brauchen wir dafür? 
?  Wer ist im TEAM und kann welche Aufgaben übernehmen?
?  Braucht jemand eine EINWEISUNG in seine Aufgaben?

Als das alles geklärt war, konnten wir als Team die Reise KLAR und mit ZUVERSICHT starten.
Jeder wusste um seine Aufgabe und hatte einen Partner, den er bei Unsicherheiten fragen konnte.
Wir starteten unsere Tour von Lanzarote mit einem Team von 8 Leuten an einem Neujahrsmorgen.

Auf dem Törn gab es hin und wieder Unregelmäßigkeiten, die in unserem Plan nicht berücksichtigt waren.
Zum Beispiel wurde ich an einem Tag Seekrank.

An einem anderen Tag hatten wir kaum Wind und an wieder einem anderen Tag 4 Meter hohe Wellen und Sturm. Eine Insel durfte wegen eines aktiven Vulkans nicht angefahren werden.

Daher galt es täglich den Status Quo unsere Reise zu bewerten und entsprechend der Vorraussetzungen zu managen: 

?  Auf HINDERNISSE/Veränderungen reagieren 
?  Mit der KARTE vergleichen (sind wir noch auf der Route?) 
? Regelmäßige MEETINGS und Abstimmungen zum KURS
?  LEARNINGS für die nächste Reise mitnehmen.
?  BILANZ ziehen mit dem gesamten Team (was machen wir nächstes Mal besser?)

Die Reise war ein großes Abenteuer, bei dem wir alle über uns hinausgewachsen sind, viele spannende Erfahrungen und Eindrücke mitnehmen konnten.

Unser Ziel haben wir als Team und mit Plan erreicht:
Einen unvergesslichen Segeltörn über die Kanaren und eine Mannschaft, die jederzeit wieder gemeinsam lossegeln würde, da sie sich aufeinander verlassen konnte, auch in unsicheren Gewässern.

Nun wünsche ich dir ganz viel Erfolg beim Planen deines nächsten Projektes.

Melanie

»Ein Ziel ist noch kein Plan. Entscheidend ist, dass man nicht nur das erwünschte Ergebnis festlegt, sondern auch einen Plan macht, wie sich dieses Ergebnis erreichen lässt.«

Peter Gollwitzer, Sozialpsychologe

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Bei Fragen schreibe mir eine Mail an hallo@planungsmagie.de